電子發(fā)票無紙化歸檔，數(shù)字化轉(zhuǎn)型Say High！

電子發(fā)票無紙化歸檔數(shù)據(jù)猿

元年云 | 2021-08-13 18:01

【數(shù)據(jù)猿導(dǎo)讀】今年兩會(huì)上，碳達(dá)峰、碳中和被首次寫入政府工作報(bào)告。力爭2030年前實(shí)現(xiàn)碳達(dá)峰、2060年前實(shí)現(xiàn)碳中和，是我國的重大戰(zhàn)略決策。碳達(dá)峰是指二氧化碳的排放達(dá)到峰值不再增長。碳中和是指在企業(yè)、個(gè)人等測(cè)算一定時(shí)間內(nèi)直接或間接產(chǎn)生的溫室氣體排放總量，通過植樹造林、節(jié)能減排等途徑，抵消自...

電子發(fā)票無紙化歸檔，數(shù)字化轉(zhuǎn)型Say High！

今年兩會(huì)上，碳達(dá)峰、碳中和被首次寫入政府工作報(bào)告。力爭2030年前實(shí)現(xiàn)碳達(dá)峰、2060年前實(shí)現(xiàn)碳中和，是我國的重大戰(zhàn)略決策。碳達(dá)峰是指二氧化碳的排放達(dá)到峰值不再增長。碳中和是指在企業(yè)、個(gè)人等測(cè)算一定時(shí)間內(nèi)直接或間接產(chǎn)生的溫室氣體排放總量，通過植樹造林、節(jié)能減排等途徑，抵消自身所產(chǎn)生的二氧化碳排放量，實(shí)現(xiàn)二氧化碳“零排放”。

近兩年，國家在財(cái)務(wù)領(lǐng)域大力推行的發(fā)票電子化、無紙化歸檔是減少碳排放的重要方向，未來幾年推進(jìn)力度將持續(xù)加大。以電子代替紙質(zhì)，可消除紙質(zhì)發(fā)票和會(huì)計(jì)檔案中產(chǎn)生的紙張消耗以及相應(yīng)的印刷、快遞、管理過程中的耗材，更加低碳環(huán)保，加速實(shí)現(xiàn)碳中和。

1.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理升級(jí)

在企業(yè)數(shù)字化、特別是財(cái)務(wù)數(shù)字化時(shí)代的大背景下，作為“業(yè)財(cái)資稅”一體化管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案載體的存儲(chǔ)以及信息的共享，已成為企業(yè)高速發(fā)展的重要需求，電子會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，需要得到良好的保管和使用。

過去，傳統(tǒng)線下會(huì)計(jì)檔案管理模式，為企業(yè)帶來了高成本、高風(fēng)險(xiǎn)、低效率、低共享等一系列的問題。

現(xiàn)在，電子發(fā)票破冰出現(xiàn)，加速了無紙化歸檔進(jìn)程，但由于信息系統(tǒng)跟不上發(fā)票電子化的步伐，很多企業(yè)無法做到報(bào)銷“無紙化”，往往采取紙質(zhì)+電子并存方式歸檔。

未來，歸檔趨勢(shì)是電子化，會(huì)計(jì)憑證從紙質(zhì)走向電子化的歷程，說明電子化的趨勢(shì)已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)，電子會(huì)計(jì)檔案是電子會(huì)計(jì)憑證歸檔的最后一公里。

政策的驅(qū)動(dòng)使得數(shù)字化財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展進(jìn)入快車道，電子會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)，無紙化時(shí)代，不具備電子檔案管理能力的企業(yè)，將面臨合規(guī)危機(jī)，甚至稅局的重點(diǎn)關(guān)注。

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2.元年云電子會(huì)計(jì)檔案，遵照國家政策要求標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)

電子檔案系統(tǒng)建設(shè)于企業(yè)而言已經(jīng)如箭在弦，但提及對(duì)歸檔的認(rèn)知卻有一個(gè)很大的誤區(qū)，認(rèn)為電子檔案系統(tǒng)只要能夠滿足歸檔的功能即可。實(shí)際并非如此，電子發(fā)票等電子會(huì)計(jì)憑證在入賬歸檔階段必須要符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等國家政策法規(guī)對(duì)對(duì)檔案管理的要求，才算是合規(guī)的歸檔方式。

2018年4月，《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70—2018）由國家檔案局正式發(fā)布，明確了「四性要求」規(guī)定了文書類電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)的指標(biāo)及實(shí)現(xiàn)方案。這對(duì)保證電子檔案的四性在電子檔案生命周期管理過程中具有舉足輕重的作用。

滿足四性要求需要同時(shí)滿足真實(shí)性、完整性、可用性、安全性：

真實(shí)性指電子檔案的內(nèi)容必須要是真實(shí)的與原始材料沒有任何不同；

完整性指電子檔案的內(nèi)容和信息沒有遭受改動(dòng)與丟棄的性質(zhì)；

可用性指電子檔案可以被使用、被檢索；

安全性指電子檔案的管理過程沒有遭到人為的改動(dòng)或者非法侵入的性質(zhì)。

隨著電子檔案系列政策逐步落實(shí)，一套滿足「四性要求」，解決電子文檔數(shù)據(jù)在歸檔、移交、儲(chǔ)存各環(huán)節(jié)中的四性檢測(cè)的電子檔案系統(tǒng)將逐步成為企業(yè)剛需。

元年云電子檔案解決方案全面保障「四性要求」，通過元數(shù)據(jù)檢測(cè)、影像文件檢測(cè)、預(yù)覽水印、下載水印、下載控制、電子簽章、日志管理等強(qiáng)大的系統(tǒng)控制邏輯，支持檔案管理對(duì)真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測(cè)要求。

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3. 元年云電子檔案，會(huì)計(jì)資料智慧歸檔

在《國家檔案局令第79號(hào)：會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確指出了需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)資料，包含以下四種類型。

會(huì)計(jì)憑證：電子發(fā)票等原始憑證、記賬憑證；

會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

會(huì)計(jì)報(bào)表：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；

其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

元年云電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，支持對(duì)接電子發(fā)票等上述各類型會(huì)計(jì)檔案，全面滿足國家規(guī)定與企業(yè)管理需求。

4. 元年云全新電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品上線

通過建立電子會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，可以對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案這一企業(yè)戰(zhàn)略性核心資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，達(dá)到會(huì)計(jì)資料的數(shù)字化、檔案采集的自動(dòng)化、信息存儲(chǔ)的安全化、檔案使用的自助化、檔案管理的流程化，實(shí)現(xiàn)對(duì)全集團(tuán)、各分子公司、各業(yè)務(wù)板塊會(huì)計(jì)檔案的有效利用，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息資源的共享，最大限度的發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案這一無形資產(chǎn)的價(jià)值和功效。

元年云電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，覆蓋檔案全生命周期，包括檔案采集、歸檔、查詢、借閱、應(yīng)用、移交、銷毀、清冊(cè)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

檔案采集：自動(dòng)智能采集，加速無紙化；

檔案歸檔：自動(dòng)歸檔，多維度標(biāo)簽追溯；

檔案查詢：多種查詢方式，靈活高效；

檔案借閱：一鍵借閱，對(duì)應(yīng)憑證不迷路；

綜合應(yīng)用：檔案專題應(yīng)用，提高利用效率；

檔案移交：預(yù)歸檔管理，在線移交建檔；

檔案銷毀：明確權(quán)責(zé)，優(yōu)化管理職能；

檔案清冊(cè)：追溯跟蹤，記錄各類清冊(cè)信息。

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圖為：電子與實(shí)物統(tǒng)一管理

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圖為：靈活高效查詢方式

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圖為：元年云電子會(huì)計(jì)檔案全流程歸檔

5. 元年云業(yè)財(cái)資稅一體化歸檔

●快速接入企業(yè)自有系統(tǒng)，形成集約化管理

電子檔案的核心是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分為：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包含報(bào)銷單據(jù)、發(fā)票、銀行回單、憑證；原始數(shù)據(jù)包含文件、影像，比如原始紙質(zhì)發(fā)票形成的電子影像文件，或銀行PDF回單。

元年云提供開放平臺(tái)的快速接入能力，與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、OA、CRM）、財(cái)務(wù)系統(tǒng)（如金蝶、用友、浪潮、Oracle、SAP），資金系統(tǒng)（如用友NC、各大銀行系統(tǒng)）、稅務(wù)系統(tǒng)（如發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)）等打通。

基于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)單據(jù)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的報(bào)銷單據(jù)、原始憑證、記賬憑證、賬簿、資產(chǎn)卡片，資金系統(tǒng)的電子回單、余額調(diào)節(jié)表，稅務(wù)系統(tǒng)的發(fā)票信息、納稅申報(bào)表，影像系統(tǒng)的各類影像單據(jù)等涉及的會(huì)計(jì)檔案資料數(shù)據(jù)，采集到元年云電子檔案系統(tǒng)中，建立關(guān)聯(lián)，并且對(duì)會(huì)計(jì)資料分類存儲(chǔ)、智能關(guān)聯(lián)。

6. 與元年云應(yīng)用無縫集成

●使用元年云平臺(tái)，一鍵歸檔全過程管理

企業(yè)依賴檔案日常管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)用到元年云相關(guān)，如費(fèi)用報(bào)銷、采購、項(xiàng)目管理等，天然形成一體化電子檔案管理。有了前置業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源的沉淀，轉(zhuǎn)成在線化的一個(gè)電子檔案的數(shù)據(jù)。

與元年云費(fèi)用、采購、商旅、稅務(wù)、計(jì)劃分析等各產(chǎn)品線天然融合，自動(dòng)完成從事前申請(qǐng)、采購處理、商旅預(yù)定、報(bào)銷發(fā)起、發(fā)票驗(yàn)證、資金支付、憑證生成、總賬報(bào)表、納稅申報(bào)、合并報(bào)表等會(huì)計(jì)資料自動(dòng)歸檔。

由此支撐外部審計(jì)調(diào)閱，內(nèi)部銷售或采購部門在線快速查閱歷史合同、發(fā)票等資料，既保障了數(shù)據(jù)的真實(shí)、有效、透明，又節(jié)省了財(cái)務(wù)整理采集檔案的工作量，也減輕了企業(yè)保管檔案的成本。

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7. 元年云電子會(huì)計(jì)檔案，成本節(jié)約估算（某企業(yè)）

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元年云電子會(huì)計(jì)檔案緊隨國家檔案無紙化的推進(jìn)步伐，加速實(shí)現(xiàn)碳達(dá)峰與碳中和。一方面幫助企業(yè)節(jié)省人力投入、紙張耗材、存儲(chǔ)空間等方面的經(jīng)濟(jì)成本；另一方面，檔案全流程管理顆粒度更細(xì)、數(shù)據(jù)價(jià)值得到有效利用，賦能企業(yè)智慧運(yùn)營。電子會(huì)計(jì)檔案管理是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然產(chǎn)物，帶領(lǐng)企業(yè)邁向更高的數(shù)字管理水平（High Level ）。我們跨越崇山峻嶺，登高處必有歡呼聲，數(shù)字化轉(zhuǎn)型Say High！

來源：元年云

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