【金猿案例展】云南白藥——財務費控管理系統(tǒng)建設

金猿云南白藥財務費控

原創(chuàng) 匯聯(lián)易 | 2021-01-16 11:35

【數(shù)據(jù)猿導讀】本案例由匯聯(lián)易投遞并參與“數(shù)據(jù)猿年度金猿策劃活動——2020大數(shù)據(jù)產業(yè)創(chuàng)新服務企業(yè)榜單及獎項”評選。

云南白藥集團股份有限公司（股票簡稱“云南白藥”，股票代碼000538，深圳證券交易所）是云南省十戶重點大型企業(yè)、云南省百強企業(yè)，也是首批國家創(chuàng)新型企業(yè)，云南白藥商標被評為中國馳名商標，產品暢銷國內、東南亞，逐漸進入歐美日等發(fā)達國家，是享譽中外的中華老字號品牌。

云南白藥創(chuàng)制于1902年，1971年根據(jù)總理指示建廠，1993年作為云南首家上市公司在深交所上市。主營業(yè)務主要分為藥品、健康品、中藥資源和醫(yī)藥物流四大板塊，各個板塊既獨立擔綱，又相互支撐,形成從選育、種植、研發(fā)、制造到健康產品及服務的全產業(yè)鏈市場價值體系，形成三產融合貫通、多板塊互利發(fā)展的經(jīng)濟生態(tài)圈。

金猿_云南白藥_財務費控-1

未來，云南白藥將在全球開放配置資源以應對中國市場，堅持內生性增長與外延式擴展并舉的發(fā)展思路，圍繞網(wǎng)絡化、平臺化、生態(tài)圈，著力強化競爭實力，不斷為用戶和投資方創(chuàng)造價值，打造可持續(xù)增長的百年基業(yè)，努力成為代表中國大健康企業(yè)參與全球競爭的國家隊，再創(chuàng)百年輝煌！

實施時間：云南白藥自2019年6月啟動匯聯(lián)易項目，同年9月費控系統(tǒng)正式上線，并于2020年至今，集團旗下陸續(xù)有10家子公司推進上線，2021年將會持續(xù)推動更多子公司運行上線。

應用場景

2019年7月3日，云南白藥完成吸并后實現(xiàn)整體上市，首日市值以收盤價計算為1074.93億元。2020年5月13日，福布斯官網(wǎng)發(fā)布“2020福布斯全球企業(yè)2000強榜”，云南白藥位列1344位，較上年的1659位，排名大幅攀升315位，創(chuàng)歷史新高。

云南白藥快速發(fā)展的同時亦離不開信息化系統(tǒng)的支持，優(yōu)秀的財務信息化系統(tǒng)加快企業(yè)效率，保障經(jīng)濟效益，也提升企業(yè)員工的幸福感。

云南白藥針對現(xiàn)有員工商旅體驗繁瑣、報銷周期長、費用控制不靈活等問題，為提升費用管控效率及員工商旅的體驗，選擇實施匯聯(lián)易商旅平臺項目。

按照云南白藥加強差旅管理、加強內部監(jiān)控流程、規(guī)范差旅業(yè)務操作流程等公司管理的要求，匯聯(lián)易商旅平臺需滿足商旅管理事前申請、事中控制、事后分析管理全流程管理功能，提供一站式的商旅管理，實現(xiàn)云南白藥差旅流程更高效、簡單、便捷，商旅隨時隨地，高效準確的目標。

面臨挑戰(zhàn)

●規(guī)模大，業(yè)態(tài)多

云南白藥集團為國有和民營資本共有體制的“混改”模式；擁有控股企業(yè)26家，分支機構6家，對外投資企業(yè)17家。2020年上半年，云南白藥實現(xiàn)營收154.93億元，較上年同期138.97億元凈增15.96億元，增幅為11.48%。實現(xiàn)利潤總額28.25億元，較上年同期24.74億元凈增3.51億元，增幅為14.18%。

企業(yè)主營業(yè)務藥品、健康品、中藥資源和醫(yī)藥物流四大板塊。各板塊下屬單位，子公司眾多，跨產業(yè)結構眾多。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，依托云南白藥馳名品牌，延伸打造多個藥品品牌、個人健康護理產品品牌、原生藥材及大健康產品品牌。

●管控弱、效率低

集團管理層級多，多法人獨立核算、多賬套。業(yè)務流程、核算標準及費用標準都不統(tǒng)一，財務數(shù)據(jù)不規(guī)范，預算與執(zhí)行分離，財務管理無法實時掌握信息。

員工報銷周期長，財務費用審批周期長，雙方手工填單工作量大。還有大量不規(guī)范提單及虛假發(fā)票等不合規(guī)問題，需要大量財務人員忙于低價值區(qū)的工作，增加了管理成本。

金猿_云南白藥_財務費控-2

數(shù)據(jù)支持

●管理成本下降

通過報賬業(yè)務與業(yè)務核算無縫連接，有效提高工作效率，縮短了30%的對賬周期，綜合減少了2個人以上的工作量。

●管理能力提升

通過精簡、變革組織結構，優(yōu)化人員配備，完善公司管理結構來實現(xiàn)財務共享服務，使得計入管理費用的工資薪酬絕對值穩(wěn)步縮減。企業(yè)相關薪酬在管理費用中的占比始終控制在35%~40%左右。

●業(yè)務處理時效提升

通過全集團統(tǒng)一財務費用、報銷標準和流程等，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)化處理，單筆業(yè)務處理時效從平均5個工作日縮減到3個工作日。

應用技術與實施過程

針對云南白藥提出的項目目標，結合相關行業(yè)的特點，與云南白藥的各板塊公司及相關差旅人員進行了充分的溝通與探討，匯聯(lián)易交付團隊利用將近4周時間確定了實施業(yè)務模塊以覆蓋云南白藥的商旅管理的業(yè)務范圍。通過業(yè)務、技術兩面開工，現(xiàn)場入駐2~3人，技術遠程3~4人，保證云南白藥系統(tǒng)上線的建設周期。利用將近2周時間進行聯(lián)調測試并且先進行一部分人員內測，收集問題。

第一階段：完成項目一期試點

從產品標準功能和使用操作習慣引導員工，讓員工理解產品功能和匯聯(lián)易頁面風格操作習慣。

第二階段：完成項目集團推廣

多次組織項目相關部門人員進行溝通、討論會議，輸出各項數(shù)據(jù)切換解決方案，并進行多輪模擬測試演練。

第三階段：完成項目迭代升級

前期上線的單位，產品升至最新版本。在功能建設和改造過程中，充分考慮系統(tǒng)靈活性和可擴展性，既滿足集團管理要求又實現(xiàn)事業(yè)部的個性化配置。

外部合作

金猿_云南白藥_財務費控-3

●多管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)打通，全流程管控流暢

匯聯(lián)易可以流暢對接OA、費控等系統(tǒng)，打通數(shù)據(jù)孤島，平滑實現(xiàn)云南白藥企業(yè)數(shù)據(jù)在多系統(tǒng)間的無縫流轉，符合云南白藥企業(yè)管理系統(tǒng)快速建設流暢使用的規(guī)劃。

●OCR紙質發(fā)票識別，員工報銷體驗提升

匯聯(lián)易的OCR智能識票功能深得員工喜愛，傳統(tǒng)紙質發(fā)票報銷十分繁瑣，當用匯聯(lián)易的掃碼識票導入發(fā)票時已經(jīng)覺得十分方便了。現(xiàn)在的OCR識票更是紙質發(fā)票報銷利器，咔嚓一下拍攝多張發(fā)票，自由選擇生成單筆或多筆費用，1秒完成識別查驗與校驗，并實現(xiàn)價稅分離，再次縮短了報銷時長，也提升了員工的報銷體驗。

●流程電子化，員工報銷時長縮短

匯聯(lián)易針對云南白藥業(yè)務審批流需求，將審批系統(tǒng)化、流程化，免去員工人工篩查審批人的繁瑣操作，提高報銷流程的順暢與便捷程度，提高付款頻率，發(fā)生費用隨時隨地報銷，全方位提升員工的報銷體驗。

●匯聯(lián)易一站式商旅，實現(xiàn)手機應用自由

云南白藥借助匯聯(lián)易平臺，對接滴滴、攜程、甄選等供應商，將商旅及報銷整合到企業(yè)管理的主體流程當中，便于企業(yè)方便集中地管理。同時，統(tǒng)一月結的差旅消費服務及統(tǒng)一開票服務，減少了發(fā)票數(shù)量與墊資，實現(xiàn)在匯聯(lián)易進行個人差旅申請、消費，隨時隨地，便捷操作。

-差旅費用降低：集中差旅采購，利用差旅平臺與供應商進行議價，直接降低酒店、機票的價格。

-稅費減少：由原來的普通發(fā)票轉變?yōu)榭傻挚鄣脑鲋刀惼?，幫公司?jié)省成本。

-合規(guī)性加強：差旅平臺規(guī)則前置，使得員工差旅報銷真實、合規(guī)。

-報銷效率提升：集中開票、集中付款，減少員工報銷、會計人員審核，工作效率提升。

商業(yè)改變

“提升員工體驗感，降低財稅風險、提高工作效率、降低差旅成本，完善財務共享信息系統(tǒng)體系建設。”

——云南白藥財務共享中心總經(jīng)理唐華翠

●高效執(zhí)行復雜的差標標準與控制策略

以前：云南白藥針對差旅費用制定精細標準，人員級別、城市及城市組、機票、酒店、高鐵、用車、用餐等，但在實際管控中，由于缺乏系統(tǒng)的標準化管理，讓精細化的差標難以落地。

現(xiàn)在：匯聯(lián)易針對云南白藥的差標標準，在系統(tǒng)上完成線上標準化管控。通過集成消費商、差旅申請單、報銷單等標準功能的靈活運用，對不同人員的不同費用類型實行精細化的管控，將復雜精細化的差標順利執(zhí)行。

●與上下游系統(tǒng)深度對接，讓數(shù)據(jù)像水一樣流動

以前：上下游系統(tǒng)未打通，上游系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需要人工導出整理后，再導入到下游系統(tǒng)中，人工耗費量較大。

現(xiàn)在：匯聯(lián)易對接上下游系統(tǒng)，為下游系統(tǒng)提供結算數(shù)據(jù)與報銷數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中自動流轉。

●機票多消費商比價，降低差旅成本

以前：未接入機票、酒店、用車、用餐等消費商，所有費用采取事后報銷，無系統(tǒng)對費用執(zhí)行事前管控，差旅費用常有不合規(guī)而被打回等現(xiàn)象。

現(xiàn)在：接入多樣消費商（滴滴、攜程、同程、甄選），其中甄選機票接入美亞、優(yōu)行等平臺的機票資源，進行價格比較，有效降低云南白藥的差旅成本。

關于案例提交企業(yè)·匯聯(lián)易：

上海甄匯信息科技有限公司（品牌簡稱“匯聯(lián)易”）于2016年8月19日創(chuàng)立，憑借在智能報銷和費控領域的沉淀，基于對用戶需求的洞察和產品持續(xù)升級的打磨，現(xiàn)已逐步構筑起立足周邊、面向全球的服務網(wǎng)絡，是業(yè)內首家進入海外市場的SaaS公司，目前已引入華興資本、藍湖資本等知名VC的投資，完成了C+輪融資。旗下?lián)碛袇R聯(lián)易、超級報銷、Spendia、小匯發(fā)票夾、Helios Class等品牌。

公司自成立以來，已成為服務大客戶以及擁有合作伙伴數(shù)量最多的費用管理企業(yè)，打造了用戶費用管理全生命周期的專業(yè)服務體系。目前公司已獲得國家級高新企業(yè)證書，SOC 1 & 2雙認證、國家信息安全三級等保、ISO 27001 & 27017等專業(yè)資質，有完善的信息管理制度，部署了多款具有國際標準的安全產品來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸和存儲安全。

公司利用創(chuàng)新的信息化方式驅動費用管理的理念，為滴滴出行、復星集團、三一重工、晶科能源、特步、鄂爾多斯、屈臣氏、泰康集團、中車集團、維美德、大陸汽車等千家行業(yè)翹楚，構建出有行業(yè)深度和經(jīng)眾多領先企業(yè)實踐過的費控咨詢方法論。

我們將秉承“創(chuàng)造卓越工作體驗”的使命以及“追求極致”的價值觀，不斷打磨雕琢產品，未來有信心成為中國最好的SaaS公司。

來源：數(shù)據(jù)猿

收藏分享

聲明：數(shù)據(jù)猿尊重媒體行業(yè)規(guī)范，相關內容都會注明來源與作者；轉載我們原創(chuàng)內容時，也請務必注明“來源：數(shù)據(jù)猿”與作者名稱，否則將會受到數(shù)據(jù)猿追責。