大數(shù)據(jù)時(shí)代，云會(huì)計(jì)加快了企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)程，財(cái)務(wù)共享更是改變了會(huì)計(jì)檔案管理的工作環(huán)境。本文從財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施環(huán)境入手，建立了大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理框架模型，詳細(xì)闡述了電子會(huì)計(jì)檔案管理具體的業(yè)務(wù)流程，并分析了財(cái)務(wù)共享模式下電子會(huì)計(jì)檔案管理給企業(yè)帶來的價(jià)值。

關(guān)鍵字：大數(shù)據(jù)；云會(huì)計(jì)；財(cái)務(wù)共享中心；會(huì)計(jì)檔案

中圖分類號(hào)：F232；C935  文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、引言

2015年12月，國家財(cái)政部、國家檔案局令第79號(hào)發(fā)布修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力。大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)^[1]時(shí)代的到來，推動(dòng)著企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理從以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)管理存儲(chǔ)方式到數(shù)據(jù)形態(tài)的數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變?；谪?cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理更是將不同國家、不同區(qū)域的會(huì)計(jì)檔案集中至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心^[2]進(jìn)行統(tǒng)一保管，實(shí)現(xiàn)了電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管的電子化管理，大大推動(dòng)了電子會(huì)計(jì)檔案的在線傳遞和線上應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了有力的支持。

會(huì)計(jì)檔案作為記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，受到了學(xué)術(shù)界和實(shí)務(wù)界的廣泛關(guān)注。劉春萍^[3]提出了會(huì)計(jì)電算化條件下，電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題和改進(jìn)措施。李穎^[4]從構(gòu)建原則、管理流程和系統(tǒng)維護(hù)三個(gè)方面出發(fā)，構(gòu)建了基于ERP的會(huì)計(jì)檔案信息資源管理系統(tǒng)。張育強(qiáng)^[5]從財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案實(shí)施環(huán)境入手，剖析了財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)和內(nèi)涵，并對(duì)其發(fā)展路徑提出了見解。王珂等^[6]針對(duì)我國會(huì)計(jì)檔案信息化管理現(xiàn)狀，從信息化會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的角度提出傳統(tǒng)檔案電子化、強(qiáng)制引入賬套管理、提交常用報(bào)表格式——XBRL等三方面的建議。

縱觀上述文獻(xiàn)的研究，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理的研究大多停留在問題描述、改進(jìn)措施、系統(tǒng)構(gòu)建與維護(hù)等直觀層面，仍然只是手工會(huì)計(jì)檔案保管內(nèi)容在電算化階段的延伸?；谪?cái)務(wù)共享模式的會(huì)計(jì)檔案管理，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠顯著降低成本，提高效率，將企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理與財(cái)務(wù)流程、企業(yè)戰(zhàn)略相匹配。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理框架模型

大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)環(huán)境下，隨著企業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大，業(yè)務(wù)類型不斷增加，企業(yè)的財(cái)務(wù)工作需要按照專業(yè)性、成本性、客戶群等進(jìn)行精細(xì)化核算，會(huì)計(jì)檔案資料也會(huì)日益增多。同時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)軟件下的各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)在處理同時(shí)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)分錄（如營業(yè)計(jì)費(fèi)數(shù)據(jù)、物料出入庫、資金繳撥、人工成本等）數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式出現(xiàn)了諸多弊端，大量的會(huì)計(jì)檔案占用了龐大的空間，而且傳統(tǒng)打印流程也影響了生產(chǎn)系統(tǒng)的高效運(yùn)作，降低了工作效率。

大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的會(huì)計(jì)檔案管理利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案從傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，并通過云端實(shí)現(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)程訪問和管理，提升檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的隨需訪問。同時(shí)，降低企業(yè)能耗支出、減少生產(chǎn)辦公成本、提高企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理效率。結(jié)合大數(shù)據(jù)和云會(huì)計(jì)的技術(shù)特征，本文構(gòu)建了一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理框架模型，首先以數(shù)據(jù)采集為主收集存儲(chǔ)會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)電子文件，然后以數(shù)據(jù)分析處理為主統(tǒng)計(jì)分析會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)電子文件，最后進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)電子文件的價(jià)值，如圖1所示。

 圖1 大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理框架模型

（一）電子會(huì)計(jì)檔案的采集

基于財(cái)務(wù)共享的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)以財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)為基礎(chǔ)平臺(tái)，整合ERP系統(tǒng)、共享報(bào)賬服務(wù)系統(tǒng)、費(fèi)用管理控制系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)等，利用MySQL、Oracle、HBase、Redis和MongoDB等多種輕型數(shù)據(jù)庫來接收來自各分子公司端的數(shù)據(jù)，并且可以通過這些數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行查詢、處理、自動(dòng)收集各類數(shù)據(jù)信息和影像信息，全方位提供電子會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)信息。

電子會(huì)計(jì)檔案包括數(shù)據(jù)類檔案和程序類檔案兩大類，數(shù)據(jù)類檔案主要是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行回單以及其會(huì)計(jì)核算資料等。會(huì)計(jì)電子檔案的采集就是將各類會(huì)計(jì)電子文件經(jīng)過整理，確定文件屬性后，從各分子公司上傳至財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的集團(tuán)企業(yè)，可以通過影像識(shí)別系統(tǒng)對(duì)各類原始憑證影像化，即各分子公司只需對(duì)搜集的紙質(zhì)原始憑證進(jìn)行掃描識(shí)別，就可以上傳至財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)，為后期會(huì)計(jì)處理、業(yè)務(wù)審批以及后續(xù)管理提供電子檔案信息支撐。企業(yè)通過Oracle、SAP、用友、金蝶等財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)云端的原始數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過相關(guān)人員的審批后，就可以根據(jù)會(huì)計(jì)憑證登記相應(yīng)的總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類賬簿，隨后通過久其、MyReport等財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)自動(dòng)生成企業(yè)的財(cái)務(wù)電子報(bào)表。銀行回單主要通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過稽核確認(rèn)的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時(shí)完成電子回單與電子記賬憑證之問的信息集成與關(guān)聯(lián)，支持后續(xù)電子會(huì)計(jì)檔案信息利用。利用電子銀行回單匯總表替代銀行對(duì)賬單，并據(jù)此形成電子銀行余額調(diào)節(jié)表、多賬戶匯總審批的單位收支報(bào)告，實(shí)現(xiàn)電子對(duì)賬結(jié)果與報(bào)表數(shù)據(jù)的直接校驗(yàn)。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案的分析處理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是建立在大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)基礎(chǔ)之上的一個(gè)數(shù)字化平臺(tái)，基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)的會(huì)計(jì)檔案管理也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化，使得檔案信息高度共享、檔案管理更加高效快捷。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在平衡好寄送、存儲(chǔ)、溝通的基礎(chǔ)上，建立適合企業(yè)實(shí)際的檔案管理制度，形成標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)檔案管理狀態(tài)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案流水業(yè)務(wù)，做好以財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)為載體的會(huì)計(jì)檔案信息資源的分析處理工作。

基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)檔案的分析處理工作主要包括維護(hù)會(huì)計(jì)電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使采集的會(huì)計(jì)電子文件形成一個(gè)完整、有序的信息資源統(tǒng)一體，發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值。電算化條件下的電子會(huì)計(jì)檔案信息的有機(jī)聯(lián)系可能更多存在于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間，而財(cái)務(wù)共享環(huán)境下的電子會(huì)計(jì)檔案，利用大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)分析可能會(huì)有跨結(jié)構(gòu)的海量聯(lián)系，并且挖掘出更多的歷史聯(lián)系，從而形成更有序或者多重順序的結(jié)果，有利于后續(xù)的分析計(jì)算。在分析處理環(huán)節(jié)，主要利用InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技術(shù)將海量來自前端的會(huì)計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入到一個(gè)集中的大型分布式數(shù)據(jù)庫和分布式存儲(chǔ)集群，利用分布式技術(shù)來對(duì)存儲(chǔ)于其內(nèi)的集中的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、分類、匯總等，以此滿足后期會(huì)計(jì)檔案的分析需求。

（三）電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用

電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用是基于大數(shù)據(jù)的挖掘技術(shù)，利用前面分析處理的查詢數(shù)據(jù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，利用R、Hadoop Mahout等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，進(jìn)行高級(jí)別的數(shù)據(jù)分析，從大量數(shù)據(jù)和計(jì)算中發(fā)掘有用信息，以此滿足更高級(jí)別的數(shù)據(jù)需求，從而實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的決策應(yīng)用。

電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用主要包括檢索和利用兩個(gè)方面。電子會(huì)計(jì)檔案的檢索主要是以財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)為檢索手段，利用大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)管理能力進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，利用MapReduce編程模型并行處理大規(guī)模電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)集，對(duì)存儲(chǔ)在各類云載體上的電子文件信息進(jìn)行查詢，滿足企業(yè)用戶的各類利用需求。相比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的檢索，不僅提高了會(huì)計(jì)檔案的檢索速度，更是提高了檢索的準(zhǔn)確率。電子會(huì)計(jì)檔案的利用是指用戶通過財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)檢索出所需會(huì)計(jì)電子文件信息，并使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值的過程。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的利用    是比較單調(diào)的，調(diào)出的數(shù)據(jù)只能是原始數(shù)據(jù)，最多進(jìn)行簡單數(shù)值統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，不  能用其他數(shù)據(jù)類型來描述以及擴(kuò)大范圍表現(xiàn)各種現(xiàn)象，也不能進(jìn)行智能化運(yùn)算。比如說調(diào)取前幾年的企業(yè)年度資產(chǎn)負(fù)債表，現(xiàn)在依然只能以資產(chǎn)負(fù)債表的形式輸出，不能形成語音視頻或者其他新類型的會(huì)計(jì)電子文件，并且隨著數(shù)據(jù)量增大速度減慢。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)檔案可以通過MapReduce這一并行處理技術(shù)來提高數(shù)據(jù)的處理速度，此外，數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)下產(chǎn)生的計(jì)算結(jié)構(gòu)可能不僅僅是表格，還可能是包含各種其他未知格式的輸出方式，并且大數(shù)據(jù)技術(shù)通過與物聯(lián)網(wǎng)和社交網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，可以將會(huì)計(jì)電子檔案與其他檔案聯(lián)系，甚至與實(shí)際生活聯(lián)系，起到人工智能化數(shù)據(jù)的作用，分析產(chǎn)生的結(jié)果不僅僅有利于電子會(huì)計(jì)檔案的管理，也對(duì)企業(yè)管理層利用電子會(huì)計(jì)檔案做進(jìn)一步的決策有更實(shí)際和更廣泛的效果。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理價(jià)值

財(cái)務(wù)共享模式下的企業(yè)將分布在不同區(qū)域的各類檔案資源整合集成在一起，實(shí)施一體化管理的服務(wù)模式。該模式下的會(huì)計(jì)檔案模塊主要包括，財(cái)務(wù)檔案管理模塊(會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理)、生產(chǎn)控制檔案管理模塊(生產(chǎn)計(jì)劃、需求計(jì)劃、生產(chǎn)控制、制造標(biāo)準(zhǔn))、物流檔案管理(分銷管理、物流控制、采購管理)和人力資源檔案管理(招聘管理、工資、獎(jiǎng)金核算、差旅核算等）。這種統(tǒng)一集成化的會(huì)計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)的單據(jù)流轉(zhuǎn)管理方式相比，其價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

(一)實(shí)施分類管理，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的精細(xì)化

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理往往采用手工的方式對(duì)賬目進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，統(tǒng)一裝訂管理。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理可以通過財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)縱向與橫向的分類管理。縱向的分類管理可以把不同的會(huì)計(jì)賬目模塊進(jìn)行分類，并按照連續(xù)編號(hào)的形式來管理檔案信息，可以大大提高后期會(huì)計(jì)賬目的復(fù)核與審計(jì)工作的效率。橫向的分類管理則體現(xiàn)在會(huì)計(jì)原始憑證和記賬憑證方面，通過財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)的搜集整合，憑證除了包含原始的數(shù)據(jù)信息以外，還包括企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售等各個(gè)階段的數(shù)據(jù)集成信息和鏈接信息。因此，通過縱向與橫向分類管理的結(jié)合，將原始憑證分離，單獨(dú)編號(hào)管理，并建立原始憑證與記賬憑證編號(hào)信息之間的鏈接，在提高會(huì)計(jì)檔案管理效率的同時(shí)，使管理更加精細(xì)化。

(二)完成數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性

按照傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理理念，數(shù)據(jù)一旦形成后，就不能進(jìn)行任意變動(dòng)和更改，且數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)度很低。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理，使賬簿和報(bào)表數(shù)據(jù)既以獨(dú)立數(shù)據(jù)的形式存在，還可以建立與多類會(huì)計(jì)檔案信息之間的聯(lián)系，完成數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息升級(jí)提供了可能，從而增強(qiáng)了電子會(huì)計(jì)檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。此外，各分子公司的會(huì)計(jì)人員只需通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)原始會(huì)計(jì)信息進(jìn)行掃描，影像識(shí)別系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)讀取原始的數(shù)據(jù)信息，并上傳至云端，云端對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后形成各類財(cái)務(wù)報(bào)表，支持企業(yè)的分析決策，同時(shí)也支持后續(xù)查詢功能。

(三)擴(kuò)大存儲(chǔ)范圍，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的處理效率

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理采用的是依靠紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案的雙重載體形式。通過財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)，企業(yè)將各類數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)到云端，不僅減少了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量，更是擴(kuò)大了電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)范圍。此外，通過利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、和云端處理技術(shù)，可以縮小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的編制時(shí)間，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的預(yù)期需求情況進(jìn)行分析和預(yù)測，做出進(jìn)一步的深加工處理，從而可以節(jié)省更多的人力、物力和時(shí)間，提高會(huì)計(jì)檔案信息資源的利用效率。

(四)降低信息傳輸成本，促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的數(shù)字化會(huì)計(jì)信息經(jīng)過加工整理, 可以通過信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享云平臺(tái)等介質(zhì)的傳遞方式, 實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)信息的異地查詢、檢索, 計(jì)算以及匯總統(tǒng)計(jì)等，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效率, 降低信息傳遞運(yùn)輸成本。此外，通過對(duì)歷史會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行加工整理、分析比較, 可以對(duì)未來的經(jīng)營發(fā)展趨勢加以預(yù)測、控制, 可以為決策者提供更有效的決策依據(jù)，可以根據(jù)經(jīng)營管理目標(biāo)的要求, 對(duì)其中的生產(chǎn)經(jīng)營要素進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整, 保持單位生產(chǎn)經(jīng)營的正確發(fā)展方向, 保證經(jīng)營管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過總結(jié)歷史, 可以預(yù)見未來的變化情況及發(fā)展趙勢, 使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下, 制定出適合自身發(fā)展?fàn)顩r的中長期經(jīng)營戰(zhàn)略, 促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展。

四、結(jié)束語

電子會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)性的工作，對(duì)企業(yè)的價(jià)值意義非同一般，主宰著企業(yè)的發(fā)展命運(yùn)，是會(huì)計(jì)檔案管理的主要工作。大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)時(shí)代，企業(yè)通過財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)能夠更加方便快捷地獲取各類電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的挖掘、處理、分析與運(yùn)用，可以保證企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的管理更加及時(shí)、準(zhǔn)確和有效。本文給出了大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)施框架，詳細(xì)闡述了具體的電子檔案業(yè)務(wù)流程，并分析了財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理給企業(yè)帶來的價(jià)值。以期幫助企業(yè)進(jìn)一步強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案的管控能力，提升經(jīng)濟(jì)效益。

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來源：云會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)前沿